Das ProfilPASS-System wurde in einem Verbundprojekt in mehreren Phasen entwickelt, erprobt und bundesweit verbreitet. Die einzelnen Projektphasen wurden vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) gefördert und von folgenden Verbundpartnern durchgeführt:

• Deutsches Institut für Erwachsenenbildung – Leibniz-Zentrum für Lebenslanges Lernen e.V., DIE (2002-2012)
• Deutsches Institut für Internationale Pädagogische Forschung,
  DIPF (2002-2005)
• Institut für Entwicklungsplanung und Strukturforschung,
  ies (2002-2012)

In der Machbarkeitsstudie „Weiterbildungspass mit Zertifizierung informellen wird der Bedeutungszuwachs des informellen Lernens in Deutschland beschrieben. Neben Befunden über die Verwendung von Weiterbildungspässen in Deutschland werden  die rechtlichen Rahmenbedingungen bei der Einführung eines Weiterbildungspasses erörtert. Betrachtet werden auch internationale und supranationale Entwicklungen und deren Rückwirkungen auf die deutsche Situation. Auf der Grundlage aller Befunde werden schließlich Empfehlungen für eine mögliche Entwicklung und Erprobung eines Weiterbildungspasses gegeben.

Basierend auf der Machbarkeitsstudie wurde ein Referenzmodell für einen bundesweit einsetzbaren Weiterbildungspass entwickelt: den ProfilPASS. Mit einer Erstauflage von 4.000 Exemplaren wurde der ProfilPASS in über 30 Regionen Deutschlands erprobt und evaluiert.

In dieser Projektphase wurden der ProfilPASS-Ordner sowie das Beratungs- und Qualifizierungskonzept zur Marktreife weiterentwickelt. Zur Verbreitung des ProfilPASS-Systems wurde beim DIE eine Koordinierungs- und Servicestelle eingerichtet. Den Vertrieb der ProfilPASS-Ordner übernahm der W. Bertelsmann Verlag.

Kern dieser Projektphase war die Erweiterung des ProfilPASS-Systems durch den ProfilPASS für junge Menschen. Neben der Erarbeitung eines Beratungskonzepts für die ProfilPASS-Beratenden wurde ein Qualifizierungskonzept für Multiplikatoren entwickelt. Die neuen Elemente des ProfilPASS-Systems wurden bundesweit implementiert.

Im Rahmen dieser Projektphase wurden neue Einsatzfelder für den ProfilPASS erschlossen und eine elektronische Variante, der eProfilPASS, entwickelt. Während der ProfilPASS in zehn Betrieben innerhalb der Personalentwicklung zum Einsatz kam, wurde der ProfilPASS für junge Menschen gemeinsam mit dem bereits in vielen Bundesländern genutzten Berufswahlpass an elf Schulen modellhaft erprobt.

Mithilfe von Projektpartnern aus Frankreich, Irland, Slowenien und Spanien wurde das deutsche ProfilPASS-System an die Bedürfnisse dieser Länder angepasst und dort implementiert. Die Verbreitung des ProfilPASS ins europäische Ausland verfolgte das Ziel, junge Menschen am Übergang von der Schule zum Beruf zu bei Ihrer Kompetenzermittlung zu unterstützen und Ausbildungsabbrüche zu vermeiden. 

Der ProfilPASS wurde in folgende Sprachen übersetzt: englisch, französisch, spanisch und slowenisch.